Una tienda que cobra, factura y lleva su propio inventario

Electrónica Isla vende electrodomésticos y tecnología a familias que compran desde Estados Unidos o México para que lleguen a casa de los suyos en La Habana. El catálogo ya existía y el negocio también: lo que faltaba era que todo eso funcionara solo.

Lo que había que resolver

Una compra así toca muchas cosas a la vez. Quien paga está en un país y quien recibe está en otro. Hay que cobrar en varias monedas y por varias vías. Hay que saber qué queda en almacén antes de prometer una entrega. Y hay que dejar constancia de cada operación, porque estamos hablando del dinero de la gente.

Hacer eso con mensajes de WhatsApp y una hoja de cálculo se rompe en cuanto crece.

Lo que construí

• Catálogo por categorías —electrodomésticos, energía y tecnología, herramientas, hogar y entretenimiento— disponible a toda hora.
• Buscador y filtros de verdad: por categoría, por rango de precio y ordenando por precio. Quien busca un refrigerador de menos de 800 dólares llega en dos clics.
• Lista de favoritos, para guardar lo que interesa y decidir con calma.
• Tres formas de pago, elegidas por cómo compra la gente de verdad: TropiPay para quien está en Cuba, Zelle para transferencias desde Estados Unidos y tarjetas internacionales para el resto.
• Facturación automática: cada compra deja su comprobante, sin que nadie lo redacte.
• Control de inventario: el stock se descuenta solo, así no se vende lo que ya no está.
• Cuentas de cliente para seguir los pedidos sin tener que preguntar por dónde va la cosa.
• Monedero interno, para manejar saldo y devoluciones dentro de la propia tienda.
• Cifrado SSL en todo el proceso de pago.

El panel que lo gobierna todo

Detrás de la tienda hay un panel de administración propio. Es la pieza que hace que el negocio no dependa de mí ni de nadie técnico para funcionar día a día:

• Productos e inventario por separado. Una cosa es qué se ofrece y otra qué queda en almacén. Se puede activar o desactivar un producto sin borrarlo.
• Pedidos con aviso. Los pendientes se marcan solos en el menú, así ninguno se queda olvidado.
• Devoluciones, conectadas al monedero: se devuelve el saldo sin sacar dinero por fuera.
• Usuarios y roles. Cada persona entra con su cuenta y ve solo lo que le toca.
• Estadísticas y reportes, con filtro por periodo: usuarios, productos, pedidos e ingresos del mes, o del rango que se elija.
• Historial de lo que va pasando en el sistema.

Los números, listos para declarar

Esta es la parte que no se ve desde fuera y es la que más pesa. El panel no solo dice cuánto se vendió: lo dice como hace falta declararlo.

• Métricas fiscales separadas como las pide Hacienda: dinero recibido por pagos confirmados, ventas confirmadas por pedidos entregados, y cancelaciones aparte.
• Identificador único por operación, para que cualquier venta se pueda rastrear en una auditoría.
• Cierre mensual con su propio desglose.
• Ventas por día, por producto y por método de pago, en tabla y en gráfico.
• Rango de fechas libre: se consulta cualquier periodo, no solo el mes en curso.

Un negocio no solo necesita vender. Necesita poder demostrar qué vendió, cuándo y cómo cobró. Eso normalmente se hace a mano, a fin de mes, con una hoja de cálculo y paciencia.

El cierre de mes que se hace solo

Cada mes, al dueño le llega un PDF a su correo con todo lo facturado y el resumen del negocio. No tiene que entrar al panel, ni exportar nada, ni acordarse. Llega y ya.

Esto es lo que quiero decir cuando hablo de automatizar: no es una función más del sistema, es una tarea que alguien hacía a mano todos los meses y que ahora no hace nadie.

En qué se nota

El dueño dejó de ser el cuello de botella. Antes cada pedido pasaba por sus manos: confirmar precio, cobrar, apuntar, avisar al almacén, y al final del mes sentarse a cuadrar números. Ahora la tienda hace ese recorrido sola y él se dedica a lo que sí necesita una persona: asesorar a quien no sabe qué refrigerador comprar.